Основные кадровые документы должны вести все организации, вне зависимости от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы прямо или косвенно названы в Трудовом кодексе РФ. Кадровые документы должны быть у каждого работодателя, эта обязанность прямо отражена в действующем Трудовом кодексе РФ.
В целом к основным кадровым документам, которые обязательно должны быть в наличии, относятся:
- трудовая книжка работника;
- штатное расписание (форма № Т-3);
- трудовой договор (или контракт);
- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
- личную карточку (форма № Т-2);
- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- график отпусков (форма № Т-7);
- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);
- табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
- табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение по защите персональных данных работника;
- трудовую книжку;
- локальные акты по охране труда.
В свою очередь, все обязательные кадровые документы делятся на виды: локальные нормативные акты, унифицированные формы по учету кадров, факультативные кадровые документы. Рассмотрим каждый из этих видов коротко в отдельности.
Локальные нормативные акты
Это обязательные кадровые документы организации, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений работодателя и работников в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ. В состав локальных нормативных актов, которые в соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель обязан разработать, включены следующие документы:
- штатное расписание (ст.57 Трудового кодекса РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст.56, 189, 190 Трудового кодекса РФ);
- документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (ст.86, 87, 88 Трудового кодекса РФ);
- при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст.103 Трудового кодекса РФ);
- график отпусков (ст.123 Трудового кодекса РФ);
- правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 Трудового кодекса РФ).
Все вышеназванные документы инспекторы федеральной инспекции по труду всегда проверяют в первую очередь, поэтому их разработка и ведение в соответствии с трудовым законодательством РФ обязательна.
К унифицированным формам по учету рабочего времени и расчетов с работниками по оплате труда, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года № 1, к ним относят:
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма №Т-12);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
- расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49);
- расчетная ведомость (форма № Т-51);
- платежная ведомость (форма № Т-53);
- журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а);
- лицевой счет (форма № Т-54);
- лицевой счет (форма № Т-54а);
- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60);
- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61);
- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73).
Еще один вид обязательных кадровых документов именуется как факультативные кадровые документы, которые работодатель вправе самостоятельно разрабатывать наравне с иными внутренними локальными нормативными актами, кроме того их перечень, порядок ведения работодатель определяет для себя самостоятельно. Факультативные кадровые документы скорее носят рекомендательный характер, которые также как и другие виды кадровых документов содержат нормы трудового законодательства РФ и необходимы для регламентации трудовых отношений.
К факультативным кадровым документам организации, как правило, относят:
- положение о структурных подразделениях организации;
- положение о персонале;
- должностные инструкции;
- положение об аттестации работников.
Таким образом, весь набор кадровой документации в организации определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего трудового законодательства РФ, с учетом специфики деятельности организации и организации труда в ней, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя, без исключения.