Прием работника в 2018 году: как правильно принять на работу

Любой компании и индивидуальному предпринимателю при осуществлении предпринимательской деятельности нужен персонал, который будет выполнять ту или иную функцию. Речь идет о постоянных работниках, которых работодатель принимает по трудовому договору в штат организации. Работнику кадровой службы (кадровому специалисту, кадровику) необходимо знать, как правильно принять на работу сотрудника, как это сделать правильно на каждом из этапов оформления приема нового сотрудника, чтобы избежать штрафов. В данной статье мы расскажем, как правильно провести оформление приема работника в организацию, выполнив все требования действующего трудового законодательства РФ, не допустив при этом серьезных ошибок.

Какие документы необходимы для приема работника в организацию?

Итак, кадровику поставлена задача принять и оформить на работу нового сотрудника. Как это сделать правильно? Первое, что должен сделать кадровый специалист, это запросить у будущего работника комплект необходимых для трудоустройства документов, предусмотренных статьей 65 Трудового кодекса РФ, а именно:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (это может быть военный билет, свидетельство о рождении и т.п.);
трудовую книжку (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу или принимаемых по совместительству);
страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу);
документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки (если работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).

На некоторые должности, например связанные с педагогической деятельностью, при трудоустройстве могут требоваться дополнительные документы, такие как:

справка о наличии или отсутствии у работника судимости и уголовного преследования (ст. 331 Трудового кодекса РФ);
справка о том, что работник не подвергался наказанию за употребление наркотиков или психотропных веществ;
заключение по результатам предварительного медицинского осмотра (при трудоустройстве на работу с вредными или опасными условиями труда).

С предъявленных работником документов кадровый специалист должен снять ксерокопии и хранить их в личном деле работника все время. Трудовая книжка, трудовой договор (контракт), хранятся у работодателя в оригинале.

Прием работника в организацию в 2018 году: пошаговая инструкция

Шаг № 1. Затребовать у работника необходимые документы для трудоустройства

При трудоустройстве работнику необходимо предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов: паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство, военный билет, документ об образовании (подробный перечень см. выше). Все эти документы являются неотъемлемым приложением к заявлению работника о его приеме на работу, которое работник пишет в отделе кадров.

Шаг № 2. Взять с работника письменное согласие на обработку персональных данных

Следующим шагом кадровика является получение с будущего работника согласия на обработку его персональных данных (образец согласия можно взять на официальном сайте Роскомнадзора РФ). В настоящее время обработка персональных данных возможна только с письменного согласия кандидата (см. ст.9 Федерального закона от 27.07.2006г. № 152-ФЗ). Согласие должно включать в себя следующую обязательную информацию: фамилию, имя, отчество, адрес работника, данные паспорта (или иного документа, удостоверяющего его личность), сведения о дате выдачи документа, удостоверяющего личность и выдавшем его органе; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя, получающего согласие сотрудника; цель обработки персональных данных; перечень персональных данных, на обработку которых работником дается согласие; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя (если обработка персональных данных будет поручена такому лицу); перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных; срок, в течение которого действует согласие работника и способ отзыва такого согласия; подпись работника. Данные требования к содержанию согласия на обработку персональных данных установлены частью 4 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

Шаг № 3. Ознакомить работника с локальными нормативными актами

Перед оформлением трудоустройства работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен под роспись ознакомить будущего работника с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации (см. ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ). Только после того, как сотрудник изучит внутренние нормативные документы организации, можно заключать трудовой договор, издавать приказ о приеме работника и оформлять другие необходимые для трудоустройства документы.

Шаг № 4. Заключить трудовой договор с работником

После ознакомления будущего работника со всеми локальными нормативными актами организации работодатель заключает с будущим работником трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

трудовым договором в свободной форме;
типовым трудовым договором, установленным в организации.

Шаг № 5. Издать приказ о приеме работника на работу

После заключения (подписания) трудового договора, издается приказ о приеме работника по унифицированной форме № Т-1а, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Шаг № 6. Оформить личную карточку работника

Следующим шагом является оформление личной карточки работника по форме № Т-2. Личная карточка является основным кадровым документом, содержащим всю необходимую информацию о работнике (персональные данные, сведения об образовании, составе семьи, трудовой деятельности, кадровых действиях (прием, перевод, увольнение и т.п.).

Шаг № 7. Внести запись о приеме в трудовую книжку

И наконец, завершающим этапом оформления работника на работу, согласно Трудовому кодексу РФ, является внесение записи о приеме работника в трудовую книжку.

В завершение отметим, что несоблюдение работодателем сроков при оформлении (приеме) работника на работу, отсутствие каких-либо документов, является серьезным нарушением порядка приема на работу, установленного трудовым законодательством РФ. Соблюдая общие правила оформления трудоустройства вновь принятых работников, работодатель сможет избежать ошибок и процедура трудоустройства не будет нарушена.