Протокол общего собрания участников ООО – это обязательный документ, который подтверждает факт того, что общее собрание участников Общества фактически состоялось. Именно в протоколе отражаются все решения по деятельности Общества. Требования к составлению протокола общего собрания участников Общества на законодательном уровне не закреплены и по большей степени носят общепринятый характер, основанный на обычаях делового оборота и делопроизводства, которые и диктуют какие то определенные правила по его составлению. За организацию и ведение протокола общего собрания участников Общества отвечает директор.
Протокол общего собрания участников ООО ведет секретарь общего собрания участников. Также протокол может вести председатель общего собрания участников при отсутствии секретаря, это законом не запрещено. Протокол общего собрания участников Общества должен содержать следующую информацию:
- дата и время начала собрания;
- тип собрания;
- кворум и легитимность;
- повестка дня;
- выступления участников, вопросы, обсуждения или дополнения;
- результаты голосования по всем рассматриваемым вопросам;
- решения, принятые общим собранием участников.
В протоколе общего собрания участников Общества должны стоять подписи всех участников Общества, а также подпись председателя общего собрания участников и секретаря. После подписания протокола всеми участвующими на общем собрании лицами, протокол должен быть прошит и пронумерован на каждой странице и скрепляется печатью Общества. Отметим, что протокол общего собрания Общества не должен содержать перечисление всех участников по фамилиям, к протоколу обязательно должен быть приложен лист регистрации участников Общества, в котором указываются фамилия, имя, отчество, паспортные данные всех участников Общества с обязательным наличием личной подписи каждого участника. Протокол общего собрания ООО всегда хранится в уставных документах Общества и в любое время должен быть предоставлен любому из участников Общества по его требованию для ознакомления. Все протоколы общего собрания участников необходимо хранить вплоть до ликвидации Общества, а потом уже передаваться на хранение в архив. Ответственным за хранение протоколов общего собрания участников всегда назначается директор Общества, данная обязанность также зафиксирована в его должной инструкции.