Шаг № 1. Затребовать у работника необходимые документы для трудоустройства
При трудоустройстве работнику необходимо предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов: паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство, военный билет, документ об образовании (подробный перечень см. выше). Все эти документы являются неотъемлемым приложением к заявлению работника о его приеме на работу, которое работник пишет в отделе кадров.
Шаг № 2. Взять с работника письменное согласие на обработку персональных данных
Следующим шагом кадровика является получение с будущего работника согласия на обработку его персональных данных (образец согласия можно взять на официальном сайте Роскомнадзора РФ). В настоящее время обработка персональных данных возможна только с письменного согласия кандидата (см. ст.9 Федерального закона от 27.07.2006г. № 152-ФЗ). Согласие должно включать в себя следующую обязательную информацию: фамилию, имя, отчество, адрес работника, данные паспорта (или иного документа, удостоверяющего его личность), сведения о дате выдачи документа, удостоверяющего личность и выдавшем его органе; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя, получающего согласие сотрудника; цель обработки персональных данных; перечень персональных данных, на обработку которых работником дается согласие; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя (если обработка персональных данных будет поручена такому лицу); перечень действий с персональными данными, на совершение которых работником дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных; срок, в течение которого действует согласие работника и способ отзыва такого согласия; подпись работника. Данные требования к содержанию согласия на обработку персональных данных установлены частью 4 статьи 9 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».
Шаг № 3. Ознакомить работника с локальными нормативными актами
Перед оформлением трудоустройства работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен под роспись ознакомить будущего работника с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации (см. ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ). Только после того, как сотрудник изучит внутренние нормативные документы организации, можно заключать трудовой договор, издавать приказ о приеме работника и оформлять другие необходимые для трудоустройства документы.
Шаг № 4. Заключить трудовой договор с работником
После ознакомления будущего работника со всеми локальными нормативными актами организации работодатель заключает с будущим работником трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:
- трудовым договором в свободной форме;
- типовым трудовым договором, установленным в организации.
Шаг № 5. Издать приказ о приеме работника на работу
После заключения (подписания) трудового договора, издается приказ о приеме работника по унифицированной форме № Т-1а, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Шаг № 6. Оформить личную карточку работника
Следующим шагом является оформление личной карточки работника по форме № Т-2. Личная карточка является основным кадровым документом, содержащим всю необходимую информацию о работнике (персональные данные, сведения об образовании, составе семьи, трудовой деятельности, кадровых действиях (прием, перевод, увольнение и т.п.).
Шаг № 7. Внести запись о приеме в трудовую книжку
И наконец, завершающим этапом оформления работника на работу, согласно Трудовому кодексу РФ, является внесение записи о приеме работника в трудовую книжку.
В завершение отметим, что несоблюдение работодателем сроков при оформлении (приеме) работника на работу, отсутствие каких-либо документов, является серьезным нарушением порядка приема на работу, установленного трудовым законодательством РФ. Соблюдая общие правила оформления трудоустройства вновь принятых работников, работодатель сможет избежать ошибок и процедура трудоустройства не будет нарушена.