Чтобы ускорить процесс оформления работников, а главное, не допустить при этом грубых ошибок, необходимо иметь представление об общей схеме приема на работу и стандартного перечня необходимых для этого документов. Итак, порядок приема нового сотрудника в организацию проходит в шесть основных этапов:
- Проверка предоставленных соискателем документов. Кандидату на должность необходимо подтвердить имеющееся образование, опыт работы (стаж), владение различными навыками.
- Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами организации под роспись. Наиболее распространенными внутренними документами организации являются: должностная инструкция, правила внутреннего распорядка, положение о коммерческой тайне.
- Согласование и подписание трудового договора. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
- Подготовка приказа о приеме на работу. При приеме одного работника работодатель оформляет приказ по форме № Т-1; для приема группы специалистов, используется форма приказа по форме № Т-1а. Также приказ о приеме на работу должен содержать краткую информацию из трудового договора с работником – это сумма оклада, наличие испытательного срока, должность, отдел, а который данный работник был принят.
- Оформление личной карточки по форме №Т-2. При оформлении личной карточки, вся информация о новом работнике подается в бухгалтерию для открытия лицевого счета и внесения данных в табель учета рабочего времени. Также на нового работника может быть заведено личное дело, если эта необходимость предусмотрена в организации.
- Внесение записи в трудовую книжку. В случае если работник впервые устраивается на работу, трудовую книжку заводит работодатель.
Также, при приеме на работу соискатель может самостоятельно предъявить в кадровую службу документы, свидетельствующие о праве на льготы или особые условия труда, а именно:
- справка об инвалидности;
- свидетельства о рождении ребенка;
- свидетельство о заключении брака;
- справка о беременности.
Если вышеуказанные документы не были представлены соискателем самостоятельно, работодатель оформляет его прием на стандартных условиях, при этом работодатель не несет ответственности за несоблюдение законодательных норм по отношению к особым категориям занятых, в силу отсутствия подтверждающих документов. Условно порядок оформления приема на работу нового сотрудника делится на несколько этапов:
- обращение соискателя к работодателю с заявлением;
- предоставление документов;
- ознакомление с инструкциями;
- подписание трудового договора;
- издание приказа о приеме на работу;
- запись в трудовую книжку;
- формирование личного дела работника.
Статья 67 Трудового кодекса РФ предусматривает необходимость письменной формы трудового договора с работником, устная форма не допускается. Также указанная норма указывает, что трудовой договор с работником должен составляться в двух экземплярах, а в экземпляре работодателя обязательно должна содержаться подпись работника, которая свидетельствует о получении работником своего экземпляра трудового договора на руки. Статья 57 Трудового кодекса РФ описывает содержание трудового договора, конкретные сведения, которые должны быть включены в трудовой договор, а также дополнительные условия.