Работодатель, принявший решение перейти на электронный документ, должен:
- Оповестить подчиненных, поставить их в известность о том, что они также могут контролировать содержание больничного и начисленные на его основании выплаты.
- Поставить в известность бухгалтерию, отметив, что бумажные листки нетрудоспособности по-прежнему сохраняют свою силу.
- Внести корректировки в Учетную политику компании, которые позволят принимать в обработку электронные больничные листы.
- Зарегистрировать личный кабинет для работы с электронными больничными листами на официальном сайте ФСС России fss.ru. Для этого необходимо выполнить следующее:
- Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП), совместимую с ЕИИС «Соцстрах» (приобрести ЭЦП можно в любой аккредитованной компании – удостоверяющем центре). Важно! Работодателю, приобретая ЭЦП, нужно удостовериться, что она подходит для работы на сайте ФСС РФ.
- Зарегистрироваться на Портале госуслуг РФ Gosuslugi.ru (регистрация работодателя-директора в качестве физического лица и подтверждение своей учетной записи, путем обращения в Центр обслуживания, получения кода на e-mail, использования Универсальной электронной карты). Это позволит иметь доступ ко всем разделам портала.
- Создать учетную запись юридического лица (или ИП) через свой личный кабинет.
- Все сотрудники должны зарегистрироваться и иметь свои личные кабинеты на Портале госуслуг РФ Gosuslugi.ru.
- Заключить договор со своим отделением Фонда о сотрудничестве. Для этого следует подать подписанное работодателем соглашение в отделение Фонда (скачать образец соглашения можно на сайте ФСС РФ fss.ru).
- После совершения всех вышеперечисленных действий работодатель может приступить к работе в качестве страхователя в своем личном кабинете. Там будет отображаться список больничных всех сотрудников.
Также работодателю необходимо издать приказ о введении в компании электронных больничных листов. Закон не обязывает работников использовать новую форму больничного, поэтому они могут самостоятельно выбирать, в каком формате подавать больничный лист. Если компания (работодатель) отказалась от применения электронных больничных листов, она может по старинке принимать бумажные варианты. Только в таком случае работодателю нужно не забыть предупредить сотрудников о том, что электронные листки в компании не будут использоваться, и даже если кто-то из сотрудников оформит электронный больничный лист, они должны будут такой лист переоформить на прежний бумажный вариант.