Кадровый учет с нуля. Как правильно вести кадровый учет в организации: с чего необходимо начать?

Сегодня каждая компания вне зависимости от ее организационно-правовой формы должна вести кадровый учет и иметь определенный перечень кадровых документов. Это требование, прежде всего, определено нормами Трудового кодекса РФ.  При этом указанный перечень документов по кадровому учету совершенно не зависит от числа сотрудников в компании.

В деятельности любой организации рано или поздно встает вопрос об организации кадрового учета и кадрового делопроизводства абсолютно с нуля. И прежде чем приступить к организации кадрового учета, важно определиться с определением термина «кадровый учет», который понимается как учет движения работников компании, занимающих различные должности.

Стоит отметить, что обязанность по ведению кадрового учета есть не только у юридических лиц, но и у индивидуальных предпринимателей. В глобальном смысле кадровый учет любого типа и вида организации подразумевает документальное оформление приема работников в организацию, их перемещение по должностям, увольнение, сокращение и т.п., а также регламентирование трудовых отношений между работодателем (руководителем организации) и самими работниками, их руководством, организацией рабочего процесса и многое другое. В зависимости от сферы деятельности компании кадровый учет имеет свои особенности.

Если кадровый учет в компании организован грамотно и правильно, это позволит руководителю компании решить массу всевозможных задач фактически одновременно. На сегодняшний день основным нормативным документом, регулирующим процесс ведения трудовой деятельности являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225. Данные правила, несомненно, актуальны и сейчас. Ведение кадрового учета и соответственно документооборота кадровой документации поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями, опытом и трудовым стажем в этой области.

Как правильно вести кадровый учет в организации: с чего необходимо начать?

Пожалуй, самым сложным в кадровом учете является самое начало, момент так сказать его становления – оформление документации. Именно этим на первоначальном этапе должен заняться кадровый работник или сам руководитель, если в штате организации отсутствует кадровик.

Итак, чтобы с нуля начать ведение кадрового делопроизводства, необходимо осуществить следующие действия:

  • разработать стандартные локальные нормативные акты (подробнее о том, какие документы относятся к ЛНА смотрите ниже);
  • разработать штатную расстановку (штатное расписание по форме № Т-4);
  • разработать соглашение о материальной ответственности (при необходимости);
  • подготовить типовые трудовые договоры по всем имеющимся в штатном расписании должностям;
  • оформить личную карточку работника по форме № Т-2;
  • разработать бланки заявлений для работников (прием, увольнение, перевод, отпуск и т.п.);
  • подготовить внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей, движения работников и т.п.).

Перечень форматов всех вышеперечисленных документов и иных необходимых в кадровом учете документов включает в себя далеко не один десяток вспомогательных документов, ознакомление и разработка которых также необходима для организации кадрового учета с нуля.

Составление локальных нормативных актов

Еще одним важным моментов при ведении кадрового учета в любой организации является разработка и составление локальных нормативных актов. К стандартному списку локальных нормативных актов можно отнести:

  • правила внутреннего трудового распорядка в компании (ст. 189, 190 Трудового кодекса РФ);
  • положения о премировании работников компании;
  • должностные инструкции работников;
  • регламент работы для различных подразделений компании;
  • положение об обработке персональных данных работников компании;
  • положение о защите персональных данных работников компании (ст. 87, 88 Трудового кодекса РФ).

Особенности кадрового учета для микропредприятия 

Понятие «микропредприятие» мы раскрывали в нашей новой статье «Изменения в кадровом учете в 2017 году». Также понятие микропредприятия содержит Федеральный закон РФ от 24 июля 2017 года № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в РФ», которое определяется как юридическое лицо, имеющее в штате не более пятнадцати работников, доход которого за предшествующий календарный год не превысил 120 000 000  рублей (см. ч. 2 ст. 4, п. 1 ч. 1.1. ст. 4 указанного Закона).

С 01 января 2017 года вступил в силу Федеральный закон РФ от 03.07.2016г. № 348-ФЗ «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей –  субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям», которым в Трудовой кодекс РФ была введена глава  48.1, содержащая особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, в том числе микропредприятий.

Так, согласно статьи 309.2 главы 48.1 Трудового кодекса РФ, микропредприятия получили право отказаться от оформления следующих кадровых документов: (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

  • графика сменности.
  • положения об оплате труда.
  • правил внутреннего трудового распорядка.
  • положения о премировании.

Кадровое делопроизводство с нуля для юридического лица всегда требует, прежде всего, детального анализа учредительных документов компании, вида деятельности, которую компания планирует осуществлять после регистрации новой компании ли уже осуществляет без ведения кадрового делопроизводства. Также не меньшую значимость занимают работники компании, которых руководство намерено принимать в перспективе. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях. Об этом мы еще обязательно поговорим в нашей следующей статье.