С началом года ко многим работодателям в соответствии с Единым планом проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2019 год (который вы можете найти на официальных сайтах Генеральной прокуратуры РФ и надзорных ведомств) придут различных надзорные службы проверить исполнения законов. Государственная инспекция труда не является исключением в списке проверяющих органов исполнительной власти.

1. Государственная инспекция труда — немного о плановых проверках

Основанием для включения конкретного работодателя в плановую проверку в ежегодный план проведения плановых проверок является истечение трех лет со дня:

1) государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя;

2) окончания проведения последней плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя;

3) начала осуществления юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем предпринимательской деятельности в соответствии с представленным в уполномоченный Правительством Российской Федерации в соответствующей сфере федеральный орган исполнительной власти уведомлением о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности в случае выполнения работ или предоставления услуг, требующих представления указанного уведомления.

План проверок может быть изменен в следующих случаях:

— произошла ликвидация или реорганизация юридического лица в связи с прекращением юридическим лицом деятельности;

— наступили обстоятельства непреодолимой силы (п. 7 Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 30.06.2010 N 489).

Важно: ГИТ не может самостоятельно изменить срок проведения проверки юридического лица без согласования с территориальной прокуратурой.

Например, вы зашли на сайт Роструда или Генеральной прокуратуры РФ и увидели, что ваша организация стоит в плане проверки на апрель 2019 года. И вдруг в марте вам приходит уведомление о проведении проверки с 15 марта 2019 года. Вы должны выяснить, на каком основании изменился срок проверки, и согласовано ли изменение с территориальной прокуратурой, если нет, вы можете обжаловать действия ГИТ в ту же прокуратуру, суд. При выяснении всех обстоятельств, должностное лицо ГИТ, самостоятельно изменившее срок проведения плановой проверки, будет привлечено к административной ответственности, предусмотренной ст. 19.6.1 КоАП ПФ, кроме того, результаты проверки подлежат отмене вышестоящим должностным лицом ГИТ либо судом (ст. 20 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ)

Плановая проверка, как и внеплановая, может проводиться в двух формах:

— документарной;

— выездной.

О начале проверки компанию работодатель должен быть уведомлен за 3 дня до ее проведения.

Байдина Ольга Юрьевна — юрист по трудовым спорам. Более 15 лет практики в органах Прокуратуры РФ в сфере надзора за соблюдением трудового законодательства. Если у вас возникли проблемы, связанные с трудовыми отношениями — звоните!

2. Государственная инспекция труда – пришло уведомление. Что дальше?

Предполагается, что работодатель изначально законопослушен и соблюдает все требований Трудового Кодекса РФ. Если все-таки вы что-то подзабыли, я вам напомню. Для того чтобы успешно пройти проверку кадрового делопроизводства, необходимо осуществить внутренний контроль своих документов, касающихся трудового законодательства.

Из анализа практики поделюсь с вами самыми распространенными нарушениями, выявляемыми в ходе проверок:

— несвоевременная выплата заработной платы;

— непроведение специальной оценки условий труда;

-нарушения в части обучения руководителей и специалистов требованиям охраны труда и пожарной безопасности;

— отсутствие инструктажей техники безопасности на рабочем месте;

— отсутствие документов по кадрам;

— неправильное оформление трудовых книжек.

Поэтому, особое внимание уделите проверке правильности составления следующих документов:

— приказов по охране труда;

— трудовых книжек;

— приказов по кадрам (привлечение к дисциплинарной ответственности, в первую очередь);

— локальных актов компании в сфере труда (правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора);

— трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним;

— графика отпусков;

— личной карточки работника. Данный документ необходим, в частности, в силу п. 12, абз. 3 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек;

— штатного расписания. Работодатель составляет штатное расписание исходя из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ;

— документов, подтверждающих полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов;

-положения об оплате труда;

— положения об охране коммерческой тайны.

Совет: заранее запросите перечень документов, которые будет проверять должностное лицо. Так вы сможете исключить ненужную суету и сконцентрироваться на главном. Сделайте копии документов для проверяющих.

Напоминаю, что табели (графики), журналы учета рабочего времени (кроме тяжелых, вредных и опасных условий труда), акты, предписания по технике безопасности и документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении, протоколы аттестации по технике безопасности должны храниться в течение 5 лет (ст. ст. 586, 603 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Если срок хранения запрашиваемых документов истек, вы вправе подготовить письменное пояснение об отказе в предоставлении таких документов.

Ну и напоследок, в случае возникновения проблем в ходе проверки и после нее, обращайтесь ко мне за правовой помощью, контакты на моей странице.

Если хотите предупредить нарушения и быть во всеоружии заранее, заказывайте мой авторский курс «Акт проверки без нарушений. Теоретические и практические нюансы проведения надзорных проверок».