Электронный больничный лист в 2018 году: плюсы и минусы

Больничные листки являются первичными учетными документами, со сроком хранения не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Федеральным законом от 01.05.2017г. № 86-ФЗ в статью 13 Федерального закона от 29.12.2006г. № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статью 59 Федерального закона от 21.11.2011г. № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» были внесены изменения. С 01 июля 2017 года в России введены электронные листки нетрудоспособности – больничные листы. О преимуществах электронного больничного листа, а также о том, что представляет собой процедура оформления и оплаты электронных больничных листов, читайте в нашей статье.

Преимущества электронного листа нетрудоспособности

Итак, Федеральным законом от 01.05.2017г. № 86-ФЗ предусмотрена возможность с 01 июля 2017 года использовать как бумажные листки нетрудоспособности, так и электронные, с письменного согласия застрахованного лица (работника). Электронный листок нетрудоспособности имеет массу преимуществ, которые в значительной степени упрощают взаимодействие всех участников процесса и позволяют им быстрее обрабатывать информацию о положенных выплатах. Электронный больничный лист формируется в автоматизированной информационной системе, которая находится под контролем Фонда Социального Страхования РФ (ФСС России).

Преимущества электронных листков нетрудоспособности, в сравнении с бумажными:

все участники процесса будут иметь доступ к автоматизированной системе и смогут отслеживать статус электронных больничных: работодатели, ФСС, медицинские учреждения;
электронные листы невозможно подделать или утерять;
снижение рисков работодателей в получении штрафных санкций за принятие к выплате листков нетрудоспособности, не соответствующих требованиям ФСС;
работодателю не нужно хранить бланки больничных листков (строгой отчетности);
пациент может не приходить в медицинское учреждение, не стоять в очередях, а, связаться с врачом и сообщить, что выходит на работу;
медработнику не нужно тратить время на заполнение необходимых бумаг/

По большому счету, новый электронный формат больничного листа – это аналог обычного бумажного больничного листа. Разница между электронным больничным листом и бумажным лишь в том, что сегодня все сведения в виртуальную базу данных либо в электронную медицинскую карту вносятся сразу, как только сотрудник обратился в за медицинской (врачебной) помощью.

Порядок перехода на электронный больничный лист в 2018 году

Работодатель, принявший решение перейти на электронный документ, должен:

Оповестить подчиненных, поставить их в известность о том, что они также могут контролировать содержание больничного и начисленные на его основании выплаты.
Поставить в известность бухгалтерию, отметив, что бумажные листки нетрудоспособности по-прежнему сохраняют свою силу.
Внести корректировки в Учетную политику компании, которые позволят принимать в обработку электронные больничные листы.
Зарегистрировать личный кабинет для работы с электронными больничными листами на официальном сайте ФСС России fss.ru. Для этого необходимо выполнить следующее:

Получить электронную цифровую подпись (ЭЦП), совместимую с ЕИИС «Соцстрах» (приобрести ЭЦП можно в любой аккредитованной компании – удостоверяющем центре). Важно! Работодателю, приобретая ЭЦП, нужно удостовериться, что она подходит для работы на сайте ФСС РФ.
Зарегистрироваться на Портале госуслуг РФ Gosuslugi.ru (регистрация работодателя-директора в качестве физического лица и подтверждение своей учетной записи, путем обращения в Центр обслуживания, получения кода на e-mail, использования Универсальной электронной карты). Это позволит иметь доступ ко всем разделам портала.
Создать учетную запись юридического лица (или ИП) через свой личный кабинет.
Все сотрудники должны зарегистрироваться и иметь свои личные кабинеты на Портале госуслуг РФ Gosuslugi.ru.
Заключить договор со своим отделением Фонда о сотрудничестве. Для этого следует подать подписанное работодателем соглашение в отделение Фонда (скачать образец соглашения можно на сайте ФСС РФ fss.ru).
После совершения всех вышеперечисленных действий работодатель может приступить к работе в качестве страхователя в своем личном кабинете. Там будет отображаться список больничных всех сотрудников.

Также работодателю необходимо издать приказ о введении в компании электронных больничных листов. Закон не обязывает работников использовать новую форму больничного, поэтому они могут самостоятельно выбирать, в каком формате подавать больничный лист. Если компания (работодатель) отказалась от применения электронных больничных листов, она может по старинке принимать бумажные варианты. Только в таком случае работодателю нужно не забыть предупредить сотрудников о том, что электронные листки в компании не будут использоваться, и даже если кто-то из сотрудников оформит электронный больничный лист, они должны будут такой лист переоформить на прежний бумажный вариант.