Истребование документов при выездной налоговой проверке

Проведение выездных налоговых проверок в отношении проверяемых лиц зачастую сопровождается применением налоговиками различных мер, направленных на всецелое установление сведений о налогоплательщике, из числа которых выделяется такая мера как приостановление выездной налоговой проверке. Действующий Налоговый кодекс Российской Федерации содержит статью 89, в которой перечислены основания для приостановления данной категории проверок. Одним из таких оснований является истребование документов у проверяемого налогоплательщика, которое осуществляется инспекциями в соответствии с нормами п. 1 ст. 93.1 настоящего Закона. Стоит отметить, что приведенный в п.9 ст.89 Налогового кодекса РФ перечень оснований для приостановления выездной налоговой проверки, является исчерпывающим.

В данной статье мы предлагаем ознакомиться с порядком истребования документов у проверяемого налогоплательщика или его контрагентов, в рамках выездной налоговой проверки, какие права и обязанности несут участники процесса, а также сроки и порядок предоставления налогоплательщиком истребованных документов, и ответственность за отказ в их предоставлении.

Налоговое законодательство РФ предусматривает право налоговых органов, проводящих выездную проверку, истребовать нужные им сведения, документы и информацию (ст. 93 и 93.1 Налогового кодекса РФ). Сразу хочется пояснить, что приостановление выездных проверок с целью  истребования документов возможно только один раз по каждому интересующему лицу, причастному к предмету такой проверки. Любое действие в рамках контролирующих действий, в том числе приостановление «выездной», начинается с принятия руководителем налогового органа соответствующего решения (такое решение может приниматься и заместителем начальника инспекции) (см. п. 9 ст. 89 Налогового кодекса РФ). Выездная проверка начинает приостанавливаться с даты принятого решения о приостановлении. По большому счету решение о приостановлении выездной проверки принимается в каждом конкретном случае исходя из поставленных налоговой инспекцией целей, в зависимости о того, насколько данная мера окажется эффективной для проверяющего органа.

04 декабря 2007 года Минфином РФ принято Письмо (№ 03 02 07/1-468), которое дает разъяснения, что для целей налогового контроля проверяющие органы вправе истребовать у налогоплательщика данные бухучета, бухгалтерскую и иную налоговую отчетность. При необходимости налоговые органы вправе знакомиться также и с оригиналами  указанных документов. И в случае если проводится выездная налоговая проверка, такое ознакомление возможно лишь на территории проверяемого лица (см. п. 12 ст. 89 Налогового кодекса РФ).

Если такая просьба налоговиков проверяемым лицом добровольно не исполнена, инспекторы обязаны составить и вручить проверяемому лицу уведомление о необходимости обеспечения ознакомления с теми документами, которые непосредственно связанными с исчислением и уплатой налога. А вот если  проверяемое лицо так и не обеспечит налоговый орган необходимым доступом для ознакомления с оригиналами документов, инспекторы сами запросят их у налогоплательщика и руководствоваться при этом будут ст. 93 Налогового кодекса РФ, а на основании ст.94 указанного Закона могут и изъять такие оригиналы. Налоговые инспекции считают, что  предоставленное им законом право истребования копий необходимых документов не лишает их одновременного права знакомиться с их оригиналами.

Также есть и ст. 5 ст. 93 Налогового кодекса РФ которая гласит, что нельзя истребовать у налогоплательщика те документы или сведения, которые последним уже были ранее предоставлены в налоговый орган в рамках иных проверок, например камеральных по и по тем же периодам. 

Также налогоплательщик имеет полное право вовсе не предоставлять те документы, которые ни коем образом не связаны с расчетом и уплатой налогов, что собственно и проверяет налоговый орган при выездной налоговой проверке. Что касается самих документов, что истребует налоговая инспекция у предприятий, учреждений, организаций и граждан, то в их состав, перечень и количество входят: первичные бухгалтерские документы, финансовые документы, а также планы, сметы и расчеты, которые могут быть или непосредственно связаны с исчислением уплаты налогов в бюджет государства.

Существует и порядок предоставления проверяемым налогоплательщиком истребуемых документов, он содержится в пунктах 2 и 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ. В соответствии с абз.1 п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ, истребуемые налоговиками документы, налогоплательщиком предоставляются в налоговый орган.

Существует Письмо Минфина России от 29 октября 2015 года за № 03-02-РЗ/62336, которые содержит четкие рекомендации по формированию и сшиву копий документов (оригиналов документов), которые подлежат предоставлению в налоговую инспекцию, а именно (выдержка из письма):

  • сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
  • все листы в сшиве прошиваются на 2 — 4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40 — 60 мм на 40 — 50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2 — 2,5 см;
  • на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;
  • заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения.

При формировании сшивов необходимо обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования.

Сшивы документов (копий документов) представляются в налоговые органы с сопроводительными письмами, в которых указываются основание их представления, включая реквизиты требования о представлении документов, количество сшивов и количество листов, содержащихся в каждом сшиве.

Согласно п. 2 ст.93 Налогового кодекса РФ истребуемые документы могут быть представлены проверяемым лицом лично в налоговый орган, либо через представителя, а также могут быть направлены заказным письмом по почте, переданы по телекоммуникационным каналам связи в электронном виде или через личный кабинет налогоплательщика. Представление документов в бумажном виде осуществляется в виде заверенных копий. Представляемые на бумажном носителе листы документов, должны быть пронумерованы и прошиты согласно требованиям, утвержденным федеральным органом исполнительной власти по контролю и надзору в области налогов и сборов (см. Письмо Минфина России от 29 октября 2015 года за № 03-02-РЗ/62336).

Если налогоплательщик подготовил истребуемые документы на бумажном носителе, он может их представить в налоговый орган и в электронной форме в виде сканированных изображений по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

В силу пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ не допускается требование нотариального заверения копий истребуемых документов. Документы, которые были истребованы налоговым органом в ходе выездной проверки, должны быть представлены налоговому органу не позднее 10 дней со дня получения требования налогового органа и не позднее 20 дней при аналогичной проверке консолидированной группы налогоплательщиков. Если проверяемое лицо не имеет возможности предоставить необходимые документы в течение установленного законом срока, оно не позднее дня, следующего за днем получения такого требования о представлении документов, должно в письменной форме уведомить должностное лицо налогового органа о причинах невозможности их представления в установленные сроки, а также сообщить о сроках, в течение которых налогоплательщик сможет предоставить истребуемые документы в налоговый орган.

Что касается ответственности проверяемого лица за отказ в предоставлении истребуемых документов, ответственность за который предусмотрена ст.126  Налогового кодекса РФ, ее вполне можно избежать предоставив в налоговый орган интересующие их документы не нарушая при этом сроков предоставления таких документов. Подобные разъяснения даются и в Письме Минфина РФ от 17 января 2008 года  № 03-02-07/1-19.